Замена ежегодного отпуска денежной компенсацией. Инструкция

Компенсация отпуска деньгами без выхода в очередной отпуск может быть выплачена как при увольнении, так и когда сотрудник работает не покладая рук. Однако если в первом случае выплата отпускных – ваша прямая обязанность, то во втором – ваше право, которым вы можете воспользоваться либо пренебречь. Данный вопрос регулирует ст. 126 ТК РФ и подробно описывает случаи компенсации нереализованного отпуска для трудоголиков. Если ваш работник не хочет брать месяц заслуженного отдыха и предлагает заплатить ему деньги вместо отпуска, то читайте нашу статью о том, как правильно оформить замену.

Кто не имеет права на компенсацию отпуска деньгами

К тем, кто не имеет право получать деньги вместо отпуска, относятся:

Беременная женщина;

Работник в возрасте до 18 лет;

Работник, подвергшийся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС;

Если ваш сотрудник не подпадает ни под одну из указанных категорий, то вы смело можете провести замену отпуска денежной компенсацией.

ВАЖНО!
Согласно ст. 126 и 127 ТК РФ можно заменить денежной компенсацией только часть ежегодного оплачиваемого отпуска. Учебный отпуск под эту категорию не попадает, он считается дополнительным целевым отпуском, связанным с обучением (ст. 173 - 176 ТК РФ).

Предельное количество дней

Сразу оговоримся, что нашим законодательством не установлен лимит количества дней, которые можно заменить компенсацией, но и заменить деньгами весь ежегодный отпуск работника вы тоже не вправе. Согласно ч. 1 статьи 126 ТК РФ разрешено выплатить компенсацию только за ту часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней.

Замена части основного или дополнительного отпуска денежной компенсацией

Получается, что ваши сотрудники могут рассчитывать на замену денежной компенсацией только на удлиненный основной или дополнительный отпуск. В таблице ниже мы привели категории работников, которым по закону положены удлиненные основные и дополнительные отпуска.

КСТАТИ!
Если вам необходимо производить автоматический расчет зарплаты своих сотрудников салона красоты и видеть баланс взаиморасчетов, то в красоты «Арника» это реализовано максимально просто и удобно.

	Основание предоставления отпуска	Минимальная продолжительность отпуска
Удлиненный основной отпуск
Работники моложе 18 лет	Ст. 267 ТК РФ	31 календарный день
Работающие инвалиды (независимо от группы инвалидности)	Ст. 23 Федерального закона от 24.11.95 № 181ФЗ	30 календарных дней
Дополнительный отпуск
Работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда	Ст. 117 ТК РФ	7 календарных дней
Работники с особым характером работы	Ст. 118 ТК РФ	Срок определяется постановлениями Правительства РФ
Работники с ненормированным рабочим днем	Ст. 119 ТК РФ	3 календарных дня
Работники, работающие в районах Крайнего Севера (в том числе по совместительству)	Ст. 321 ТК РФ	24 календарных дня (16 календарных дней - для местностей, приравненных к районам Крайнего Севера)
Работники, подвергшиеся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне	П. 15 ст. 2 Федерального закона от 10.01.2002 № 2-ФЗ	14 календарных дней
Работники, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС	П. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.91 № 1244-1	14 календарных дней

Даже если ваши работники под указанный перечень не подпадают, согласно ч. 2 ст. 116 ТК РФ вы самостоятельно можете установить для них дополнительный отпуск. Вам нужно прописать порядок и условия предоставления такого отпуска в коллективном договоре или ином локально-нормативном документе.

ВАЖНО!
Денежной замене подлежат отпускные дни, превышающие 28 календарных дней основного отпуска каждого года , иными словами, если ваш сотрудник в этом году не отгулял часть отпуска из 28 календарных дней и перенес их на следующий, то на деньги вместо отпуска он может не рассчитывать.

Чтобы было проще, разберем на примере:

Григорьева С.Ю. работает в ООО «Красотка» с 14 мая 2012 года. Она имеет право на оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней за каждый рабочий год. В первый рабочий год (с 14.05.2012 по 13.05.2013) она взяла отпуск продолжительностью 21 календарный день. Во второй рабочий год (с 14.05.2013 по 13.05.2014) - 26 дней. За два рабочих года из 56 календарных дней (28 календ.дн. + 28 календ. дн.) она использовала только 47. Можно ли заменить неиспользованные 9 дней денежной компенсацией?

Нет, не имеет. Так как продолжительность ее ежегодного оплачиваемого отпуска составляет только 28 календарных дней, а замене подлежат исключительно дни, превышающие указанный предел за каждый год работы.

Вопросы оформления

Перед оформлением замены отпуска денежной компенсацией вам следует:

получить от работника заявление с соответствующей просьбой;
издать приказ;
внести запись о замене отпуска компенсацией в личную карточку работника;
внести информацию о замене отпуска в график отпусков.

Поскольку производить замену денег вместо отпуска можно только по желанию работника, то ему следует написать заявление на имя руководителя салона. Документ может быть написан в произвольном виде, так как установленная форма законодательством не предусмотрена. Образец заявления мы приводим ниже.

Генеральному директору

ООО «ООО»

Заявление

В соответствии со статьей 126 ТК РФ прошу заменить денежной компенсацией часть дополнительного оплачиваемого отпуска за период с 1 сентября 2013 по 31 августа 2014 года в количестве 4 календарных дней.

Косметолог ___________

20.08.2014 подпись

Итак, если вы согласны предоставить работнику деньги вместо отпуска, то теперь очередь за приказом. Унифицированная форма опять-таки не предусмотрена. Составить его можно так же, как и заявление, в производной форме. Вам нужно знать ФИО и должность работника, количество дней расчетного периода и отпуска, подлежащих замене денежной компенсацией, реквизиты заявления работника. Ознакомьте сотрудника с приказом под роспись. Для вашего удобства мы прикрепили образец.

Общество с ограниченной ответственностью «ООО»

Приказ

27. 09.2014 № 172-лс

О замене части отпуска денежной компенсацией

В соответствии со статьей 126 ТК РФ

ПРИКАЗЫВАЮ:

Косметологу _________заменить должностной компенсацией часть дополнительного оплачиваемого отпуска, предоставленного за период работы с 1 сентября 2013 по 31 августа 2014 года, превышающего 28 календарных дней, в количестве 4 календарных дней.

Основание: заявление _________ от 20.08.2014

Директор подпись _____________

С приказом ознакомлен: подпись ____________

Косметолог

Информацию о замене части оплачиваемого отпуска денежной компенсацией нужно отразить в личной карточке работника. Сведения вносятся в раздел VIII «Отпуск».

Личная карточка работника (фрагмент)

Вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др.)	Период работы	Количество календарных дней отпуска			Основание
		Количество календарных дней отпуска		Окончания	Основание

Ежегодный основной оплачиваемый					Приказ от 06.07.2013 № 18
Дополнительный оплачиваемый			Замена отпуска	Денежной компенсацией	Приказ от 27.09. 2014 № 172-лс

Также вам следует отразить эти сведения в графике отпусков: в пункте 10 «Примечание» укажите реквизиты приказа и количество дней отпуска, подлежащих замене. Запись может быть следующего характера: «Часть дополнительного оплачиваемого отпуска в количестве 4 (четырех) календарных дней заменена денежной компенсацией на основании приказа от 27.09.2014 № 172-лс».

Переходим к расчетам

Чтобы высчитать размер денежной компенсации, смотрят на средний дневной заработок специалиста. Этот заработок умножается на количество дней, заменяемых компенсацией. Что касается дневного заработка, то он в этом случае рассчитывается по правилам подсчета отпускных (ст. 139 ТК РФ и 10 Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы постановления Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).

Если расчетный период сотрудник отработал полностью, фактическая сумма заработной платы работника за этот расчетный период делится на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней).

ВАЖНО!
В случае замены отпуска, не превышающего 28 дней, денежной компенсацией вас могут привлечь к административной ответственности за нарушение трудового законодательства. Руководителю салона грозит штраф в размере от 1 000 до 5 000 руб., а на компанию могут наложить штраф в сумме от 30 000 до 50 000 руб. либо приостановить деятельность на срок до 90 суток.

Сложности возникнут, если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью. В таком случае сначала определяется количество календарных дней в полностью отработанных календарных месяцах:

КДМП = КМП × 29,3

где КДМП - количество календарных дней в полностью отработанных месяцах расчетного периода;

КМП - количество полностью отработанных месяцев;

29,3 - среднемесячное число календарных дней.

КДМН = 29,3: ККДМН × КОД,

где КДМН - количество календарных дней в месяце, который отработан не полностью;

ККДМН - количество календарных дней месяца, который отработан не полностью;

КОД - количество отработанных календарных дней в данном месяце.

Если месяцев, которые не полностью отработал сотрудник, несколько, то количество календарных дней определяется по каждому из них и получившиеся результаты суммируются.

Посмотрим, как это происходит на примере

Сотруднице ООО «Длинная коса» Л.Б. Сердюковой согласно трудовому договору полагается дополнительный отпуск в количестве 4 календарных дней. Она обратилась к работодателю с заявлением о замене этой части отпуска денежной компенсацией. Расчетный период - с 1 августа 2013 года по 31 июля 2014 года. С 1 по 28 апреля 2014 года Л.Б. Сердюкова была в очередном отпуске (28 календарных дней). А в январе 2014 года сотрудница болела 10 дней. Остальные месяцы расчетного периода отработаны полностью.

За последние 12 календарных месяцев выплаты в пользу сотрудницы составили 420 500 руб., из них отпускные - 29 800 руб. и выплаты по листку нетрудоспособности - 9 200 руб. Рассчитаем сумму компенсации, которая положена сотруднице.

Сначала определим количество календарных дней в полностью отработанных месяцах. Оно составляет 234 дн. (8 мес. × 29,3 дн.).

07.07.2017, 22:58

Работник предприятия написал заявление, в котором попросил заменить часть его отпуска денежной выплатой. Директор не против такой замены. Теперь дело за приказом на замену отпуска денежной компенсацией. Образец такого документа был бы очень кстати.

Замене подлежит только часть, превышающая 28 дней

Соглашаясь на замену дней отпуска денежной компенсацией, нужно не забывать, что замене подлежит только дополнительный или удлиненный отпуск работника. То есть минимальный гарантированный законодательством отпуск продолжительностью 28 календарных дней менять на деньги нельзя.

К сведению
Дополнительные отпуска в соответствии с действующим законодательством предоставляются отдельным категориям работников в обязательном порядке. Например, дополнительный отпуск положен:
работникам с ненормированным рабочим днем;
«северянам»;
чернобыльцам;
другим категориям работников.

К сведению
несовершеннолетние сотрудники;
работающие инвалиды;
сотрудники образовательных организаций;
другие категории работников.

Некоторым сотрудникам нельзя заменять даже «лишние» дни отпуска

Документальное оформление замены

Если руководитель организации не против замены отпуска работника денежной компенсацией, и отсутствуют основания для отказа, установленные действующим законодательством, то на основании полученного от сотрудника заявления можно издать приказ на замену отпуска денежной компенсацией.

Необходимо понимать, что согласиться на замену отпуска денежной выплатой или отказать работнику в его просьбе – это выбор руководителя организации. Принудить к выплате компенсации работодателя нельзя (ст. 126 ТК РФ, письмо Минтруда России от 25.04.2002 №966-10).

Специально для читателей наши специалисты подготовили образец приказа на замену отпуска денежной компенсацией.

Всегда приходит момент, когда тот или иной сотрудник начинает интересоваться вопросом, можно ли получить компенсацию за неиспользованный отпуск, при какой обстановке она положена и как рассчитать компенсацию за отпуск при увольнении. Попробуем разобраться с этой проблемой более детально, развеяв все сомнения.

Право на деньги

При увольнении сотрудника из организации по какой-либо причине он может иметь в запасе календарные дни отпускного периода, которые не были им использованы ранее. Работник имеет установленную законодательством возможность пойти и отгулять оставшееся количество дней и затем попрощаться с компанией. А может – и взять компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении, что вполне правомерно по законодательству страны. О данном факте говорит:

статья 127 Трудового кодекса РФ;
п. 28 Правил, утвержденных НКТ СССР № 169 от 30.04.1930 г. (далее – Правила № 169).

Важность вопроса

Информацию о том, как обеспечить себе компенсацию за неиспользованный отпуск, человеку необходимо узнать заранее, чтобы недобросовестный работодатель не имел возможности нарушить трудовое законодательство, проигнорировав его право на компенсацию за отпуск при увольнении.

Бухгалтер по расчетам с сотрудниками должен быть в курсе, как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск. Невыполнение данного действия влечет за собой применение со стороны контролирующих органов определенных штрафных санкций.

Право на перенос или деньги

Итак, необходимо понять, каким образом у сотрудника мог возникнуть невостребованный отпуск, за который положена компенсация, и как посчитать дни неиспользованного времени. Нужно сразу же уточнить: неотгуленный отпуск и компенсация за него могут появиться в силу нескольких оснований. В том числе, если в процессе положенного по закону отдыха наступил период:

временного недомогания, на которое выдан больничный лист;
выполнения государственных обязанностей, для несения которых сотрудник в нормальных трудовых условиях имеет право игнорировать работу;
отзыва сотрудника из основного отпуска.

Правила расчетов

По вопросу, как рассчитывают компенсацию за неиспользованный отпуск, нужно сказать, что она представляет собой проведение несложных подсчетов. Именно от их результата зависит тот объем средств, который получит сотрудник организации. При отсутствии необходимых знаний предлагаем ознакомиться с этим вопросом более детально.

Итак, компенсация за отпуск должна быть высчитана за все календарные дни, которые человек не употребил в качестве отдыха. Это касается как главного, так и дополнительного отпуска. Вне зависимости от его типа сумму компенсационной выплаты вычисляют за все дни, положенные работнику.

Не следует уделять много внимания основанию увольнения: в любой ситуации и основной, и дополнительный отпускной период должны быть возмещены деньгами.

Для правильного расчета компенсации за неиспользованный отпуск уточним: в ситуации, при которой год фактически выработан не полностью, исчисление календарных дней отпускного срока проводят соразмерно реально отработанному периоду. Так, при условии, что сотрудник фактически трудился меньше 11 месяцев без предоставления отдыха в этом периоде, количество календарных дней отпускного срока вычисляют так:

Дни отдыха = 2,33 × полные месяцы работы – отгуленные дни отпуска В данной формуле 2,33 – это особый индекс. Его рассчитывают, как отношение числа положенных дней отпускного срока к количеству месяцев в году (28/12 = 2,33). Как правило, этот показатель во многих случаях является стандартным для сотрудников при отсутствии особых условий расчета.

Необходимо также отметить, что показатель числа месяцев работы у нанимателя, рассчитывают с учетом п. 35 Правил № 169. Согласно им:

при фактически отработанной половине месяца или больше его считают проработанным целиком;
при условии, что отработано меньше половины месяца, его вообще не берут в расчет.

Иначе говоря, компенсация за отпуск при увольнении в 2018 году не будет выплачена, если:

фактический стаж составляет меньше 1/2 месяца;
ранее право на отдых уже использовано по полной схеме.

Как правило, после расчетов полученное значение выходит дробным, а не цельным числом. Тогда его можно округлить в большую сторону, то есть – в пользу сотрудника. Об этом гласит письмо Минздравсоцразвития № 4334-17 от 07.12 2005 г.

После подсчета количества дней, на которые имеет право сотрудник, поскольку они не использованы им ранее, делают непосредственный расчет компенсации за неиспользованный отпуск. Схема такая:

Компенсация = число неиспользованных дней × средний дневной заработок Показатель среднего дневного заработка вычисляют согласно п. 4 Положения Правительства РФ, утвержденного постановлением № 922 от 24.12.2007 года. То есть аналогичным образом, как и для обычных отпускных.

Расчет в рабочих днях

Иногда расчет компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении ведут не в календарных, а в рабочих днях. Самыми главными обстоятельствами подобного варианта расчета выступают:

заключение с человеком трудового договора на период меньше двух месяцев;
прием на работу сезонных сотрудников.

Сориентируем, как рассчитать компенсацию отпуска при увольнении для подобных договоров. Так, сама формула исчисления компенсационной выплаты остается неизменной. Единственное, при вычислении неиспользованных дней отпуска берут коэффициент 2, а не 2,33. Все остальное – как описано выше.

Компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении надо считать так же, как и отпускные. То есть брать средний заработок сотрудника за расчетный период и умножать эту величину на количество неотгулянных дней.

Итак, чтобы рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск, связанную с увольнением, определите:
1. Продолжительность расчетного периода.
2. Заработок сотрудника за расчетный период.
3. Средний дневной заработок.
4. Итоговую сумму компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении.

Особые обстоятельства расчета

Рассмотрим особые обстоятельства расчета компенсации за неиспользованный отпуск. К ним относят:

при стаже в организации от 11 до 12 месяцев можно рассчитывать на весь отпуск, как если бы фактически год отработан полностью. Исключение – стаж, равный 11 месяцам в силу округления (п. 28 Правил № 169 и письма Роструда № 1519-6-1 от 18.12.2012);
даже если человек фактически трудился от 5,5 до 11 месяцев, право на весь отпускной период возникает при наличии таких внешних факторов, как ликвидация нанимателя, сокращение персонала, призыв на военную службу и др. Данное условие расчета денежной [компенсации за неиспользованный отпуск] следует использовать, только если человек трудился в компании меньше 1 года (п. 28 Правил 169 и письмо Роструда № 2368-6-1 от 09.08.2011).

Для более точного понимания механизма вычисления компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении рассмотрим конкретный случай.

ПРИМЕР
Администратор Верещагин принял решение об увольнении из ООО «Искра» 18 июля 2018 г. На работу в данную организацию он устроился 01 июня 2017 года. Согласно графику, ему был предоставлен основной отпуск в количестве 14 дней. А по принятому в компании положению об оплате труда, количество неотгуленных дней отпуска округляют до целого числа. Рассчитанный средний дневной заработок Верещагина составил 1754 руб.

Выяснив число фактически отработанных дней, получаем такой результат. Верещагин проработал:

1 год: 01.06.2017 – 31.05.2017.

1 месяц: 01.06.2018 – 30.06.2018.

18 дней: 01.07.2018 – 18.07.2018.

Исходя из того, что последний период отработан более чем на половину, его необходимо принимать за единицу, то есть отпускной стаж Верещагина равен 1 году и 2 месяцам.

Рассчитаем количество неиспользованных дней отпуска следующим образом:

28 дней + 2,33 × 2 мес. – 14 дней = 18,66 дней.

При округлении, согласно положению об оплате труда, количество неиспользованных дней отпуска составит 19 полных дней.

Компенсация за неотгуленный отпуск при увольнении составит:

19 × 1754 = 33 326 руб.

Имейте в виду: сделав расчет, наниматель обязан перечислить денежную компенсацию взамен отпуска именно в тот момент, когда человек увольняется – в последний день его присутствия на предприятии. Тогда же выплачивают и остальные причитающиеся ему денежные средства – зарплату, премии и др.

Деньги без последующего увольнения

А можно ли получить компенсацию за неиспользованный отпуск без увольнения в 2018 году? Оказывается, да. И это называют заменой отпуска денежной компенсацией, которая также закреплена на законодательном уровне.

Такая ситуация может возникнуть, если человек имеет законное право на отпускной период в количестве больше 28 дней, и самостоятельно выразит желание на подмену такого рода. Однако необходимо учесть, что заменить отпуск денежной компенсацией можно только в рамках количества дней свыше стандартного отдыха. То есть, сверх 28 дней.

Подчиненному нужно подать заявление на компенсацию за неиспользованный отпуск сверх установленного законом количества дней. А работодатель, в свою очередь, самостоятельно принимает решение, можно ли заменить отпуск денежной компенсацией или же отправить сотрудника в отпуск на все исчисленные дни.

Все это значит, что з амена отпуска денежной компенсацией допустима в случае, когда человеку положен дополнительный отдых, который согласно ст. 126 Трудового кодекса РФ может быть подменен денежной суммой. Ведь такой отпускной период предоставляют сверх основного отпуска, длительность которого равна 28 дням. Что касается, например, учебного отпуска, то он не может быть заменен на деньги.

Перенос

В ситуации, когда невостребованную часть основного отдыха переносят на следующий год, компенсация за неотгуленный отпуск также не предусмотрена. И связан этот момент с тем, что такие дни по сути не являются превышением, поскольку суммарно за все годы фактической работы они не перекрывают стандартного срока в 28 дней.

Невозможность замены деньгами

Для некоторых людей вопрос о том, положена ли компенсация за неиспользованный отпуск, не может быть поднят ни при каких обстоятельствах. В данную категорию входят беременные женщины и работники до 18 лет.

Для людей, занятых во вредных или опасных условиях труда, компенсация за отпуск по ТК РФ за дополнительные дни отдыха также недопустима. Однако на компенсацию за неиспользованный дополнительный отпуск при увольнении указанная норма законодательства не влияет.

Если сотрудник имеет право на денежную компенсацию за неиспользованный отпуск без увольнения в 2018 году, он в целях проведения данной операции в бухгалтерском и кадровом учете обязан написать заявление на компенсацию отпуска, образец которого может быть следующим.

Заявление на компенсационную выплату вместо дней отдыха

Заявление на компенсацию отпуска, образец которого представлен выше, не является стандартизированной формой. То есть, никак не закреплен на законодательном уровне. Чтобы компенсация за неиспользуемый отпуск при увольнении или при подмене части дополнительного отпуска была выплачена, сотрудник может использовать данный образец или любой другой, разработанный в организации.

В том случае, когда наниматель принимает решение об удовлетворении просьбы со стороны подчиненного, он издает надлежащий приказ о замене отпуска денежной компенсацией, образец которого может выглядеть следующим образом.

Приказ о замене отпуска денежной компенсацией

Так как приказ на компенсацию за неиспользованный отпуск, образец которого изображен ранее, имеет произвольную форму, желательно, чтобы она была разработана кадровой службой компании.

Кадровый учет выплаты

Что касается кадрового документооборота, то в соответствии с ТК РФ компенсация за неиспользованный отпуск в непременном порядке должна быть документально оформлена. И в первую очередь – отражена в личной карточке сотрудника (форма № Т-2). В ее восьмом разделе про положенный отдых отражают все необходимые к учету данные. В том числе:

Относительно расписания отпусков (форма № Т-7), в графе 10 «Примечание» нужно обязательно уточнить, что сделана выплата компенсации за неиспользованный отпуск без увольнения. И при этом следует непременно отобразить то количество дней отпускного периода, которые были подменены на денежные средства.

Налоговый учет выплаты

Если рассматривать компенсацию отпуска при увольнении в 2018 году с позиции налоговиков, то ее относят в затраты на оплату труда. А именно:

при расчете налога на прибыль компенсационную выплату принимают на дату ее начисления. Наличие резерва на оплату отдыха сотрудника здесь роли не играет;
при расчете налога на упрощенной системе с объектом «доходы за минусом затрат», компенсацию за неотгуленный отпуск при увольнении в 2018 году признают на дату ее перечисления.

Налогообложение НДФЛ компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении происходит в общем порядке с удержанием налога. И этот момент не связан с тем, в какой именно ситуации была получена компенсационная выплата – при увольнении или в качестве подмены дней отпускного периода. Налог, удержанный в России с компенсации за отпуск обязательно перечисляют в казну государства не позднее того дня, который идет за днем ее выплаты. Что касается отражения суммы налога по компенсации в справке о доходах физлица, то с 2018 год она имеет свою кодировку – 2013. А до 2018 года в качестве кода дохода по компенсации за неиспользованный отпуск в справках 2-НДФЛ применяли – 4800.

В справках 2-НДФЛ за 2017 года компенсацию за неиспользованный отпуск показывайте новым кодом дохода 2013.

Компенсация за неиспользованный отпуск облагается страховыми взносами во все фонды – ФСС, ПФР и федеральный медстрах. Причем это относится к любому виду компенсации – при увольнении или же подмене дней отпускного периода на денежные средства.

Бухгалтерский учет выплаты

Отражение к омпенсации отпуска при увольнении в бухгалтерском учете предполагает оформление специальных проводок:

Дебет 20 и Кредит 70 – сделана компенсация за неиспользованный отпуск в 2018 г., расчет которой был произведен нами заранее;
Дебет 70 и Кредит 68 – НДФЛ с рассчитанной компенсационной выплаты;
Дебет 20 Кредит 69 – страховые взносы компенсационной выплаты;
Дебет 70 и Кредит 50, 51 – перечисление компенсации за неиспользованный отпуск, когда выплачивается через кассу или расчетный счет.

На наш взгляд, на основании изложенного можно предположить, что вопрос, можно ли взять компенсацию за неиспользованный отпуск, раскрыт в полном объеме. А потому у любого человека больше не будет возникать трудностей с тем, как рассчитать компенсацию за отпуск.

Если ваш работник решил распрощаться с вашей организацией или ваша организация с ним, то на дату увольнения у него наверняка останутся дни неиспользованного отпуска. В связи с этим сотруднику по его заявлению может быть предоставлен отпуск с последующим увольнением (кроме случая увольнения его за виновные действия). И тогда днем увольнения будет последний день отпуска работника. Либо вместо отпуска сотруднику можно выплатить компенсацию за отпуск по ТК РФ (ст. 127 ТК РФ , ).

Компенсация за отпуск начисляется работнику за все неиспользованные им отпуска. То есть компенсацию за неиспользованный дополнительный отпуск при увольнении сотрудник должен будет получить наравне с компенсацией за неиспользованный основной отпуск (ст. 127 ТК РФ). При этом основание прекращения трудового договора значения не имеет (Письмо Роструда от 02.07.2009 N 1917-6-1).

Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск

Первое, что нужно сделать при расчете компенсации за неиспользованный отпуск, это определить отпускной стаж работника.

За каждый полностью отработанный год сотруднику положена компенсация за полный ежегодный оплачиваемый отпуск - по общему правилу 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). За не полностью отработанный год число неиспользованных дней отпуска, за которые надо выплатить компенсацию, определяется пропорционально отработанному времени.

Так как посчитать дни для компенсации за неиспользованный отпуск? Если работник трудился без отпуска на своем последнем месте работы менее 11 месяцев, и отпуск ему был положен в календарных днях, то количество неиспользованных им дней отпуска определяется так:

При этом показатель «Число месяцев работы у данного работодателя» считается с учетом следующего правила (п. 35 Правил, утв. НКТ СССР 30.04.1930 N 169):

если отработано полмесяца или более, этот месяц учитывается в расчете как целый;
если отработано менее половины месяца, то этот месяц не учитывается.

Таким образом, компенсация за неиспользуемый отпуск при увольнении 2019 не выплачивается, если сотрудник проработал на последнем месте работы менее половины месяца, либо если на дату увольнения все отпуска у него отгуляны.

Конечно, в результате вычислений по данной формуле может получиться не целое число. Тогда значение можно округлить, но не по правилам математики, а всегда в бОльшую сторону, т. е. в пользу работника (Письмо Минздравсоцразвития РФ от 07.12.2005 N 4334-17).

Когда количество неиспользованных дней отпуска установлено, можно переходить к подсчету самой компенсации за неотгулянный отпуск при увольнении.

В свою очередь средний дневной заработок работника определяется так же, как при расчете отпускных (п. 4 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922).

Обычно компенсация отпуска при увольнении считается по формулам, приведенным выше. Но для ряда случаев предусмотрены свои правила определения компенсации за неотгулянный отпуск.

Как рассчитать компенсацию за отпуск в рабочих днях

Некоторым работникам в соответствии с требованиями ТК РФ отпуск предоставляется в рабочих днях. Это работники, с которыми заключены трудовые договоры на срок до 2-х месяцев (ст. 291 ТК РФ), а также сезонные работники (ст. 295 ТК РФ). Как рассчитывается компенсация за отпуск при увольнении для них? Сама компенсация так же, как и при расчете компенсации за календарные дни. То есть как произведение количества неиспользованных дней отпуска на средний дневной заработок. Но число дней неиспользованного отпуска определяется по другой формуле:

Особые правила расчета компенсации отпуска при увольнении

Правило 1. Если сотрудник отработал в организации от 11 до 12 месяцев, то компенсацию он должен получить за полный рабочий год, т. е. за весь ежегодный оплачиваемый отпуск (п. 28 Правил, утв. НКТ СССР 30.04.1930 N 169 , Письмо Роструда от 18.12.2012 N 1519-6-1). Исключение составляет случай, когда отпускной стаж работника оказался равен 11 месяцам в результате округления.

Правило 2. Сотруднику, отработавшему в организации от 5,5 до 11 месяцев, выплачивается компенсация за весь ежегодный отпуск, если уволен он был (п. 28 Правил, утв. НКТ СССР 30.04.1930 N 169 , Письмо Роструда от 09.08.2011 N 2368-6-1):

в связи с ликвидацией организации-работодателя;
по сокращению штата;
в связи с некоторыми другими обстоятельствами (к примеру, по причине призыва на военную службу).

Данное правило применяется, только если работник трудился у данного работодателя менее года. Иначе при расчете компенсации за отпуск применяются формулы, указанные в предыдущих разделах (Письма Роструда от 04.03.2013 N 164-6-1 , от 09.08.2011 N 2368-6-1).

Итак, с учетом приведенных выше требований определяется сумма компенсации отпуска при увольнении в 2019 году, несмотря на то, что «Правила об очередных и дополнительных отпусках», на которые мы не раз уже ссылались, были утверждены еще в 1930 году (хотя, конечно, с тех пор они пережили уже несколько редакций).

Ниже представлен расчет компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении (пример).

Компенсация за неиспользованный отпуск в 2019 г.: расчет

Инженер Красильщиков А.Н. увольняется из ООО «Калейдоскоп» 31 мая 2019 года. В этой организации он работает с 12 февраля 2018 года. В 2018 году ему был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 14 календарных дней. В соответствии с Положением об оплате отпусков ООО «Калейдоскоп» количество дней неиспользованного отпуска при подсчете округляется в бОльшую сторону до целого.

Средний дневной заработок работника равен 1622 руб.

За период начиная с 12 февраля 2018 года Красильщиков А.Н. отработал в организации 1 год (12.02.2018 - 11.02.2019), 3 месяца (12.02.2019 - 11.05.2019) и 20 дней (12.05.2019 - 31.05.2019). Поскольку его последний рабочий месяц отработан более чем на половину, в расчете он принимается за целый месяц. То есть период работы инженера в ООО «Калейдоскоп»для целей расчета компенсации - 1 год и 4 месяца.

Количество неиспользованных им дней отпуска составит: 23,3 дн. (28 дн. + 28 дн./12 мес. х 4 мес. - 14 дн.). С учетом округлений: 24 дн.

Компенсация за не отгулянный отпуск при увольнении 2019 равна: 38 928 руб. (24 дн. х 1622 руб.)

Компенсация за неиспользованный отпуск: когда выплачивается

Полностью рассчитаться с работником работодатель должен в день его увольнения, т. е. в последний день его работы (ст. 140 ТК РФ). В этот срок работнику должны быть выплачены причитающиеся ему зарплата и премии, компенсация за неиспользованный отпуск, а также иные компенсации, предусмотренные законодательством, трудовым или коллективным договором, локальным нормативным актом.

Денежная компенсация за неиспользованный отпуск без увольнения

В нынешней непростой экономической ситуации многих интересует, как получить компенсацию за неиспользованный отпуск, если увольняться работник не собирается. Но прежде чем отвечать на вопрос - как, надо понять - а можно ли получить компенсацию за неиспользованный отпуск без увольнения.

Замена отпуска денежной компенсацией допускается в случае, когда работнику положен отпуск продолжительностью более 28 календарных дней, и он сам изъявил желание получить компенсацию вместо отпуска, предоставляемого сверх этих 28 дней (ст. 126 ТК РФ). Для этого он должен написать заявление. Однако последнее слово все равно остается за работодателем: именно он решает - отправить работника в отпуск или выплатить ему денежную компенсацию за неиспользованный отпуск. Есть и суды, которые поддерживают данную позицию (Определение Верховного суда Республики Коми от 15.08.2011 N 33-4410/2011).

С учетом сказанного выше, положенный работнику , может быть заменен компенсацией (ст. 126 ТК РФ). Поскольку он предоставляется сверх основного отпуска продолжительностью 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ).

Если вы, как работодатель, решили просьбу работника удовлетворить, то должны издать приказ о замене части отпуска компенсацией. Утвержденной формы такого приказа нет, поэтому он составляется в произвольной форме.

Приказ о замене отпуска денежной компенсацией (образец)

Общество с ограниченной ответственностью «Калейдоскоп»ПРИКАЗ 04.06.2019 N 10-лс

г. Москва

О замене части отпуска денежной компенсации

В соответствии со ст. 126 ТК РФ

ПРИКАЗЫВАЮ:

Ведущему инженеру Кургузову Г.Н. заменить денежной компенсацией часть ежегодного оплачиваемого отпуска, предоставляемого за период с 23.03.2018 по 22.03.2019, превышающего 28 календарных дней, в количестве трех календарных дней.

Основание: заявление Кургузова Г.Н. от 31.05.2019 N 2.

Генеральный директор (подпись) Злобин И.В.

С приказом ознакомлен:

ведущий инженер 04.06.2019 (подпись) Кургузов Г.Н.

Компенсация вместо отпуска в кадровых документах

Если вы решили выплатить работнику по его заявлению компенсацию за часть неиспользованного им отпуска, то данный факт нужно отразить в личной карточке работника. В форме N Т-2 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1) в раздел VIII «Отпуск» указывается:

в графе 4 «Количество календарных дней отпуска» - число дней, замененных компенсацией;
в графах 5-6 «Дата начала» и «Дата окончания» - комментарий о том, что дни отпуска заменены компенсацией;
в графе 7 «Основание» - приказ (с реквизитами) о замене отпуска компенсацией.

В графике отпусков по форме N Т-7 (